Rivista l’ultima volta il 13 ottobre 2026

Lo scopo del presente documento è di informare la persona fisica (di seguito “Interessato”) relativamente al trattamento dei suoi dati personali (di seguito “Dati Personali”) raccolti dal titolare del trattamento, ToBePolo S.r.l., con sede legale in Via Campasso 65, 46043, Castiglione delle Stiviere, CF/Partita IVA 02784100204, e-mail info@tobepolo.com (di seguito “Titolare”), tramite il sito web www.tobepolo.com (di seguito “Applicazione”).

Le modifiche e gli aggiornamenti saranno vincolanti non appena pubblicati sull’Applicazione. In caso di mancata accettazione, l’Interessato è tenuto a cessare l’utilizzo dell’Applicazione e può richiedere la cancellazione dei propri Dati Personali.

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1. Categorie di Dati Personali trattati

Il Titolare tratta i seguenti Dati forniti volontariamente dall’Interessato:

• Dati di contatto, cioè nome, cognome, indirizzo, e-mail, telefono, immagini, credenziali di autenticazione.
• Dati fiscali e di pagamento, cioè codice fiscale, partita IVA, dati della carta di credito, estremi del conto corrente.
• Dati dei professionisti, cioè data di nascita, indirizzo di residenza o della sede, regime fiscale, numero di iscrizione al Registro delle imprese, IBAN e documento d’identità, che servono per i pagamenti, per le comunicazioni fiscali obbligatorie e per verificare l’identità.
• Messaggi ad AI Colombo, cioè i testi e, se li usi, i messaggi vocali e le conversazioni a voce.

Vengono inoltre raccolti in maniera automatizzata:

• Dati tecnici, cioè indirizzi IP, tipo di browser, informazioni sul dispositivo, provider Internet (ISP).
• Dati di navigazione, cioè pagine visitate, numero di clic, azioni compiute, durata delle sessioni.

Il mancato conferimento dei Dati necessari per legge o per contratto comporterà l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto.

2. Cookie e tecnologie simili

L’Applicazione usa cookie e identificatori univoci per raccogliere Dati sulle azioni eseguite dall’Interessato. Essi vengono memorizzati per essere poi trasmessi alla successiva visita.

3. Base giuridica e finalità del trattamento

Il trattamento è necessario:

1. Per l’esecuzione del contratto, cioè per adempiere gli obblighi del contratto, registrarti, riconoscerti all’accesso e gestire i pagamenti.
2. Per obbligo di legge, cioè per rispettare le norme in vigore, in particolare in materia tributaria e fiscale. Per i professionisti, ogni anno entro il 31 gennaio comunichiamo all’Agenzia delle Entrate nome, indirizzo, codice fiscale, partita IVA, data di nascita, numero di iscrizione al Registro delle imprese, IBAN, corrispettivi incassati, commissioni trattenute e numero di mestieri ed esperienze di ogni trimestre, come prevede la normativa DAC7 (D.Lgs. 1° marzo 2023, n. 32 e, dal 1° gennaio 2027, artt. 210–226 del D.Lgs. 5 agosto 2026, n. 141), e ne mandiamo copia al professionista.
3. Sulla base del legittimo interesse, cioè per fare analisi statistiche su dati anonimi e aggregati che migliorano i servizi e per tutelarci in sede giudiziaria.

4. Modalità di trattamento e destinatari

Il trattamento avviene mediante strumenti cartacei e informatici con adeguate misure di sicurezza. I Dati sono trattati esclusivamente da:

• Persone autorizzate dal Titolare e vincolate alla riservatezza.
• Soggetti esterni necessari (partner commerciali, consulenti, società informatiche, hosting provider) designati come Responsabili.
• Enti o autorità per obblighi di legge.

I Dati Personali non verranno diffusi indiscriminatamente.

Per alcune funzioni ci serviamo di fornitori esterni, che trattano i Dati solo per quello scopo:

• AI Colombo, l’assistente che consiglia le esperienze, è un’intelligenza artificiale. Si usa dopo aver accettato le sue condizioni d’uso con la casella dell’iscrizione. Ciò che l’Interessato scrive a Colombo, e il testo dei suoi messaggi vocali, viene elaborato da OpenRouter, Inc. (Stati Uniti), il nostro fornitore del servizio di intelligenza artificiale, e dai fornitori di calcolo di cui si serve. I messaggi vocali li trascrive il nostro server, che cancella l’audio subito dopo: a OpenRouter arriva solo il testo. Le risposte le legge ad alta voce una voce sintetica di OpenAI (Stati Uniti): OpenRouter le passa solo il testo della risposta di Colombo, mai l’audio dell’Interessato. Quando quella voce non è disponibile, le risposte le legge il nostro server. Oltre i limiti d’uso della voce Colombo risponde solo per iscritto. La conversazione a voce con Colombo è a turni: la voce dell’Interessato è trattata solo sul nostro server. Ricordiamo di non dire e non scrivere dati personali. La conversazione non serve a creare un profilo.
• La chat di assistenza «Parla col team» usa Intercom (Intercom R&D Unlimited Company, Irlanda) per recapitare i messaggi al team di ToBePolo.
• I pagamenti sono gestiti da Stripe: si paga con carta, Apple Pay, Google Pay o Klarna. Stripe e il servizio scelto per pagare ricevono i dati necessari al pagamento. ToBePolo non conserva i numeri delle carte.
• Le banche che trattano i pagamenti per conto di Stripe sono elencate nell’informativa di Stripe sulle banche acquirenti. Stripe tratta i tuoi dati personali secondo la sua informativa sulla privacy.
• Le notifiche sul telefono passano dal servizio di Apple (iPhone) o di Google (Android).

5. Luogo

Trattiamo i Dati Personali principalmente nello Spazio Economico Europeo (SEE). Alcuni fornitori indicati nella sezione 4 possono trattarli anche fuori dal SEE, in particolare negli Stati Uniti. In questi casi il trasferimento avviene solo con le garanzie previste dagli articoli 45 e 46 del Regolamento (UE) 2016/679: una decisione di adeguatezza della Commissione europea, come l’EU-US Data Privacy Framework per i fornitori che vi aderiscono, oppure le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione. Una copia delle garanzie si può chiedere a info@tobepolo.com.

6. Periodo di conservazione dei Dati Personali

I Dati saranno conservati per il tempo necessario alle finalità dichiarate:

• Esecuzione del contratto. Li conserviamo per tutta la durata del rapporto e per i 10 anni successivi (prescrizione ordinaria).
• Obblighi di legge e tutela. Li conserviamo per i tempi previsti dalle norme in vigore.
• Consenso. Li conserviamo finché l’Interessato non lo revoca.
• Dati per le comunicazioni DAC7. Li conserviamo fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello della comunicazione.

Al termine, i Dati saranno cancellati o resi anonimi.

7. Diritti dell’Interessato

L’Interessato può esercitare i seguenti diritti:

• Accesso, verifica e rettifica dei propri Dati.
• Revoca del consenso in ogni momento.
• Opposizione o limitazione del trattamento.
• Cancellazione dei propri Dati (diritto all’oblio).
• Portabilità dei Dati verso altro titolare.
• Proposta di reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Per esercitare tali diritti, è possibile scrivere a: info@tobepolo.com. Le richieste saranno evase entro 30 giorni.

8. Cancellazione dell’account e dei Dati Personali

Puoi cancellare il tuo account ToBePolo in autonomia, in qualsiasi momento, dal sito e dalle app: accedi, apri Il mio account e scegli Elimina account (indirizzo diretto: tobepolo.com/mio-account/wpf-delete-account/). Con la cancellazione vengono eliminati il profilo, i dati di contatto, le foto e i video caricati, i messaggi e le preferenze. Restano conservati, per il tempo previsto dalla legge, soltanto i documenti fiscali e contabili degli acquisti effettuati (fatture e ricevute, 10 anni) e i dati necessari a gestire eventuali contestazioni. Se preferisci, puoi chiedere la cancellazione dell’account o di singoli dati scrivendo a info@tobepolo.com dall’indirizzo email registrato: rispondiamo entro 30 giorni. Gli account dei professionisti con prenotazioni future non possono essere cancellati finché le esperienze prenotate non sono state svolte o rimborsate.

9. Documenti d’identità dei professionisti

Per verificare l’identità dei professionisti, assegnare il badge «verificato» e aprire il loro conto di pagamento chiediamo un documento d’identità, fronte e retro. Il documento viene esaminato soltanto dal personale di ToBePolo incaricato della verifica e da Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irlanda), che deve verificare per legge l’identità del titolare del conto; non viene mostrato agli altri utenti e non viene usato per altre finalità. ToBePolo lo conserva fuori dall’area pubblica del sito per il tempo necessario alla verifica e lo cancella automaticamente entro 30 giorni dall’esito; Stripe lo conserva secondo la propria informativa sulla privacy. Base giuridica: esecuzione del contratto con il professionista, obblighi di legge a carico di Stripe e legittimo interesse di ToBePolo a prevenire frodi e profili falsi.